Don St. John - Computerworld, EUA
Treinamento, suprimentos, doenças e até perda de produtividade: cada PC embute em si uma série de outros custos além do seu preço. Saiba quais para tentar reduzi-los.
Você fala sobre isso há meses e agora finalmente decide comprar um novo computador. Ou talvez você seja um gerente de TI que acabou de fazer um upgrade de sistemas operacionais para toda a companhia. Bem, não ponha a carteira de lado porque você apenas começou a abrir o leque de todas as coisas que vai precisar gastar durante o tempo de vida útil desses equipamentos e sistemas.
O entusiasmo de adquirir uma nova máquina ou o alívio de renovar o negócio com uma nova leva de computadores podem mascarar uma verdade elementar sobre essa compra. “As pessoas nem sempre pensam no que estão ingressando cada vez que compram um novo computador”, observa Geoff Butterfield, diretor de tecnologia da informação da George Lucas Educational Foundation, da Califórnia.
No ambiente de trabalho ou em casa, os computadores realmente são algo que continua a gerar despesas, e nem sempre de uma forma boa. Aplicativos, suplementos como cartuchos de tinta e papel e questões de saúde estão entre os custos que você vai enfrentar durante toda a vida útil do equipamento.
E espere antes de se livrar dos velhos equipamentos. O pensamento de Michael Corleone no filme O Poderoso Chefão III vem à mente: “justamente quando você pensava que estaria livre (dos custos relacionados a computadores), eles retornam.
Mas você não precisa simplesmente sentar e aceitar isso. Já que não pode evitar custos associados à propriedade e ao uso do computador em si, você pode reduzi-los. Acompanhe dicas para minimizar o prejuízo.
Aplicações – Faça com que o computador seja útil
Quando você adquire um computador, ele normalmente chega com várias aplicações pré-instaladas: um ou dois editores de texto, um media player, alguns jogos e algumas ferramentas básicas, das quais algumas você vai querer se livrar rapidamente.
Dessa forma, você vai acabar comprando softwares adicionais – pacotes de finanças pessoais, alguns jogos mais avançados, talvez uma suíte de softwares de escritório como o Office. Você vai descobrir que software pode ser algo bastante caro, antes mesmo de tentar integrar uma aplicação com a outra. Se você é o chefe de TI de uma organização, pode multiplicar esse gasto pelo número de funcionários.
“Integrar as aplicações umas com as outras consome boa parte do seu tempo e orçamento”, afirma Paris Finley, diretor de TI do jornal Daily Hampshire Gazette. “As pessoas estão constantemente precisando trocar dados entre diferentes aplicações e poucas aplicações tornam isso fácil aos usuários”.
“O tempo de treinamento gasto em um upgrade ou na implantação de uma apliação chave é enorme”, diz Michael Crowley, diretor de redes da Mount Holyoke College in South Hadley. “Os funcionários estavam acostumados com o que tinham, confiavam naquele modelo e uma simples versão nova pode fazer com que eles se comportem de maneira diferente”, afirma.
Preso ao fornecedor: a amarra mortal
Aquela impressora foi um grande negócio, agora você poderá fazer cópias de todos os documentos importantes, rodar seus próprios formulários de impostos e tudo o que possa imaginar. Tudo isso por 99 dólares? Calma, você já avaliou quanto de papel e tinta terá de despender?
O papel é a parte fácil. Não é tão caro e a marca não importa muito. Mas e os cartuchos de tinta? Prepare-se para o volume de gastos, especialmente se você descobrir que sua impressora só aceita cartuchos do mesmo fabricante da máquina.
“Toner é um dos itens sobre o qual você tem menos controle”, afirma Butterfield. “Os fabricantes podem realmente amarrar você à sua marca. Se tentar adquirir o produto de outro fornecedor, não há garantia de que vá funcionar e você perdeu o suporte técnico do fabricante”, explica.
Bem-vindo ao mundo das amarras do fornecedor, o fenômeno no qual seu software ou hardware só trabalham dentro de uma plataforma específica – ou, pior ainda, somente com produtos específicos de um fabricante.
As impressoras são um caso típico, mas uma série de softwares trabalha do mesmo jeito. Macintosh não conversa diretamente com o Windows, na verdade, aplicações multimídia precisam de drivers específicos para trabalhar com seu cartão de vídeo e tente abrir uma imagem do Photoshop sem o Adobe original. Existem tradicionalmente maneiras de driblar esses problemas, mas isso requer conhecimento e pesquisa, o que envolve tempo e dinheiro.
A questão da saúde – Parte 1 – ‘Quem está brincando com meu mouse?’
Computadores, ou mais especificamente seus teclados e mice – são aquele tipo de coisa que você vai tocar todo dia. E, em muitas situações, outras pessoas também. Em casa você provavelmente vai disputar o tempo do seu computador com sua esposa e filhos. No trabalho, colegas e chefes estão o tempo todo usando seu teclado e mouse enquanto você colabora para resolver problemas ocasionais do trabalho.
E isso significa que todas essas pessoas estão deixando – ou adquirindo de você – um “presente”: germes. Na época das gripes, não há dúvidas de que sua mesa e seu computador carregam uma série de vírus.
“Todo dispositivo que você divide carrega germes. Estamos apertando mais botões do que nunca”, afirmou o biólogo Chuck Gerba, da Universidade do Arizona. “Telefones são péssimos, controles remotos de TV são ainda piores. Mas os computadores estão no centro da lista porque são o centro de uma série de atividades tanto em casa como no trabalho.
Os custos resultantes da falta ao trabalho e perda de produtividade, além de medicamentos, podem resultar em despesas de centenas de dólares por pessoa todo ano, afirma o estudo do biólogo.
Algumas soluções para esses custos são bem simples, como adquirir alguns lenços com bactericidas e produtos de limpeza adequados para a limpeza das mãos dos empregados. Sprays também são OK para a mesa de trabalho em si.
A questão da saúde - Parte 2 – ‘minha coluna dói’
A verdade nua e crua é que gastamos muitas horas do dia diante de um computador. Em uma jornada de 40 horas semanais (muitos irão rir desse número) , são 2,4 mil minutos toda semana gastos sentados, diante de uma tela, digitando ou operando um mouse – todos contribuindo para doenças como lesões por esforços repetitivos, problemas de coluna, danos circulatórios e dores de cabeça, além de até mesmo obesidade.
Tempo adicional gasto em casa para escrever e-mails ou trocar mensagens instantâneas, assistir vídeos ou trocar fotos digitais e você passa a correr sérios riscos de adquirir uma doença.
Ter funcionários adoentados por uso excessivo de computador pode ser um verdadeiro pesadelo para a companhia. Você pensou que ter uma gripe disseminada na companhia era ruim o suficiente? Pense em perder mais e mais funcionários – por um período de tempo maior – por problemas de coluna ou tendão e ainda ter de pagar o tratamento, além de aceitar que eles reduzam seu ritmo de trabalho enquanto se recuperam.
Produtividade – Para onde foi o tempo?
No mundo da banda larga, os impedimentos para ter suas atividades feitas – em casa ou no trabalho – são tão grandes quanto a internet em si. No ambiente de trabalho, isso adiciona milhares de dólares em perda de produtividade.
“Você se perde tão facilmente fazendo outras coisas”, afirma Crowley. “O computador é uma forma clássica de se perder tempo, especialmente se você está conectado à internet”. “Mesmo no trabalho, é tão comum se distrair das coisas que você precisa fazer”, afirmou Butterfield. “Você checa sua caixa de e-mails e, antes que você se dê conta, a hora passou”.
Uma resposta para reduzir esse tipo de custo associado à perda de produtividade é a disciplina, sua e dos demais. Primeiro, elimine os instrumentos de desperdício de tempo como games e media players da máquina.
Correio eletrônico e sistemas de mensagem instantânea são funções críticas para a realização do trabalho em muitos casos. Mas, para manter a produtividade em bom nível e assegurar que os empregados não estão abusando desses instrumentos para uso pessoal, é importante determinar limites, o que pode ser feito com software de monitoramento, e deixar as regras claras para todos os funcionários.
O custo final - não acaba até que chegue o fim
Já se passaram quatro anos e você está ansioso para ter um novo computador – e agora ele chegou. Está fora da caixa, novo e brilhante e aquela máquina que serviu-o nos últimos quatro anos ainda está lá em sua mesa. E o que você vai fazer com ela?
Bem, a menos que você tenha espaço na garagem, vai ter de pensar em uma forma de se livrar desse PC – e vai descobrir que ainda há um custo final que este velho computador ainda lhe trará. Para indivíduos, isso pode significar algumas dezenas de reais para despachar a máquina, mas, para as corporações, esse é um dos maiores custos que elas irão enfrentar.
“É algo bastante difícil”, afirma Frances O'Brien, analista do Gartner. “Já é complicado para uma pessoa encontrar um destino para o seu equipamento antigo, mas imagine que se trate de uma corporação com 10 mil máquinas. Quem vai querer 10 mil PCs velhos?”, questiona o analista.
Além disso, mesmo os usuários domésticos, antes de se desfazerem de um computador antigo, precisam armazenar todas as informações que ele acumulou em seu disco rígido por todos esses anos para mídias removíveis, como CD ou DVD, e, em seguida, apagar o HD por motivos de segurança. Isso também envolve custo.
Para corporações, entretanto, todos esses equipamentos antigos ainda reservam uma série de informações críticas sobre a companhia e por isso ninguém vai querer que esses discos rígidos caiam em mãos erradas.
O processo não é barato. Um estudo do Gartner de 2005 afirma que o custo de se desfazer dos PCs antigos para uma corporação - por qualquer método - é de entre 55 e 130 dólares por máquina.
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