Teletrabalho: como garantir o sucesso na adoção
Network World
Publicado pelo Comnputerworld em 20/11/07
Horários de trabalho flexíveis ajudam as empresas a reduzir custos e reter talentos, mas, para que dêem certo, gerentes precisam ir além da configuração do acesso remoto.
À medida que as iniciativas de teletrabalho se disseminam, gerentes interessados em adotar o modelo de trabalho flexível têm de definir políticas de uso, implementar tecnologias capacitadoras e estabelecer metas para os funcionários de modo a garantir o sucesso desta empreitada.
Todos os indicadores apontam que o número de teletrabalhadores está aumentando nas empresas norte-americanas. Segundo pesquisa recente realizada com aproximadamente 200 gerentes de RH pela fornecedora de talentos e outsourcing Yoh, 81% das empresas adotam políticas de trabalho remoto e 67% dos entrevistados acreditam que o teletrabalho crescerá nos próximos dois anos.
De acordo com a WorldatWork, associação profissional norte-americana sem fins lucrativos focada em recursos humanos, cerca de 12,5 milhões de pessoas se beneficiam do teletrabalho naquele país. A associação define os “teletrabalhadores empregados” como funcionários em tempo integral ou parcial que trabalham em casa pelo menos um dia por mês.
Contando com os teletrabalhadores autônomos, que só trabalham em casa, o número de trabalhadores à distância nos Estados Unidos totalizou perto de 29 milhões em 2006, um aumento de aproximadamente 10% em comparação a 2005. Este número deverá aumentar em 2007, na medida em que mais empresas percebam os benefícios do teletrabalho.
“Os programas de teletrabalho normalmente têm início quando um funcionário pede para trabalhar fora do escritório um ou dois dias por mês. A partir daí, esta prática pode se espalhar como mato dentro de uma organização”, diz Rose Stanley, líder de práticas de vida no trabalho da WorldatWork.
“O local de trabalho nunca mais será o mesmo; será muito diferente”, afirma Rose, complementando: “E os gerentes precisam começar a estabelecer políticas para possibilitar o teletrabalho porque a nova força de trabalho o exigirá.”
Adesão ao teletrabalho
As empresas que possuem uma força de trabalho distribuída e recursos limitados para instalações físicas recorrem ao teletrabalho com freqüência. Os programas de trabalho remoto ajudam Linda Casey, gerente de operações sênior da companhia norte-americana McKesson Health Solutions, a montar call centers virtuais para novos clientes, conservar funcionários contratados valiosos e cortar gastos com imóveis.
A McKesson, que aloca enfermeiras diplomadas nos call centers para fornecer serviços de triagem e gerenciamento de doenças pelo telefone a membros de planos de saúde, mantém um programa de trabalho a distância que emprega entre 80% e 85% de seus funcionários sob o regime de teletrabalhadores em tempo integral. A população de profissionais remotos da McKesson cresceu para quase 800 operadores de call center nos últimos quatro anos.
“Muitas empresas relutam em se aventurar no teletrabalho, mas, depois que o fazem, não tem mais volta”, diz Linda. “Os benefícios tanto para o empregador quanto para o empregado são tão grandes que as empresas não podem se dar ao luxo de abrir mão dele”, reforça a executiva.
Para a McKesson, os benefícios variam do dinheiro economizado com imóveis, que chega a 1 milhão de dólares por ano, à maior eficiência do agendamento, que também proporciona mais uma economia de cerca de 1 milhão de dólares. E a organização de serviços de saúde deixa de gastar 500 mil dólares com novos clientes quando um call center virtual substitui uma localização física tradicional. Além disso, os call centers virtuais permitem que a McKesson empregue talento local para os novos clientes, o que lhe rende pontos juntos a estes clientes.
“O teletrabalho proporciona diversidade na contratação de novos funcionários, e os clientes gostam quando empregamos talento local. O trabalho remoto também nos possibilita reter funcionários contratados se, por alguma razão, eles precisarem se mudar para outro lugar”, explica Linda.
Pesquisando no website da American Automobile Association, ela descobriu que funcionários com trajetos de ida e volta de aproximadamente 46 quilômetros, por exemplo, podem economizar pelo menos 3 mil dólares por ano. Este definitivamente é um bom argumento.
Mas o programa de teletrabalho da McKesson não teve sucesso garantido assim que foi lançado, em 2003. Uma parcela dos funcionários da empresa não era talhada para isso. “Existem funcionários que não são adequados para o teletrabalho, eles precisam de mais interação social. E também há os que simplesmente não trabalham”, observa.
É como se o teletrabalho fosse o casamento: você tem de estabelecer confiança, e ambos os lados, empregador e empregado, precisam se empenhar para que a relação seja produtiva.
Comunicação virtual
A comunicação clara e contínua desempenha um papel importante no sucesso do teletrabalho, segundo especialistas. “Os empregadores têm de sentar com os funcionários para determinar como eles vão se comunicar, como o trabalho será levado a cabo e como o desempenho dos funcionários será medido sem haver muito contato frente a frente entre o gerente, o teletrabalhador e os outros colegas de trabalho”, diz Jane Anderson, diretora do Midwest Institute for Telecommuting Education (MITE). “Fundamentalmente, as linhas de comunicação precisam ser muito abertas”, afirma.
Os gerentes devem documentar as políticas de teletrabalho que detalham as expectativas do gerente para a comunicação. Os teletrabalhadores podem ser instados a se comunicar via telefone ou e-mail uma vez por dia, por semana ou outro intervalo de tempo qualquer, por exemplo.
Os gerentes também devem deixar para trás a idéia de “ver para crer” quando se trata da produtividade do trabalhador remoto. Eles precisam confiar que estes funcionários estão trabalhando quando estão fora do escritório. “O maior medo do gerente é perder o controle sobre a produtividade dos funcionários quando eles não estão no escritório”, observa Cindy Auten, gerente geral da Telework Exchange.
Para avaliar a adequação de funcionários e seus cargos a potenciais postos de teletrabalho, a Telework Exchange oferece uma calculadora online que funciona como um teste, em que o profissional coloca seus dados, batizada de Telework Eligibility Gizmo. A calculadora ajuda funcionários a justificar o teletrabalho para a gerência.
“O desempenho tem de ter foco no resultado real do trabalho, não na percepção intuitiva de que se está trabalhando, prática comum no mundo corporativo. Em muitos casos, os teletrabalhadores têm menos motivos de distração e tendem a ser mais produtivos do que as contrapartidas no escritório”, afirma Cindy.
A relação dos teletrabalhadores com os funcionários do escritório é tão importante quanto a interação com seus gerentes. De acordo com observadores da indústria, ensinar aos colegas de trabalho que os profissionais remotos trabalham tanto quanto eles é vital para o ambiente do escritório.
Por sua vez, “as pessoas que trabalham em casa receiam a percepção de que não estejam trabalhando realmente e, com freqüência, exageram e trabalham muito mais para provar que merecem o mesmo respeito que os colegas do escritório”, ressalta Jack Nilles, co-fundador e presidente da empresa de consultoria em gestão JALA International.
Outros acreditam que mostrar a todos os funcionários os benefícios do teletrabalho e promover a comunicação entre colegas por meio de videoconferência e teleconferência, reuniões no local e encontros sociais ajuda a fazer com que os funcionários continuem trabalhando em prol dos mesmos objetivos.
Os gerentes dizem que também precisam se empenhar para manter os teletrabalhadores desestressados. “Não é uma questão de ‘longe dos olhos, longe do coração’. Queremos que os funcionários façam pausas, levantem da mesa de trabalho para almoçar e se sintam uma parte importante do time”, diz Cindy, da McKesson.
Tecnologias capacitadoras
Para promover a comunicação, as empresas precisam adotar novas tecnologias que mantenham os teletrabalhadores em contato no home office. Os teletrabalhadores devem ter à disposição no mínimo a mesma tecnologia usada por suas contrapartidas no escritório. Isso significa que os home offices devem ser equipados com conexão à internet de alta velocidade e que o departamento corporativo de TI deve conceder aos funcionários capacidade de acesso remoto, como VPN.
O computador, seja do próprio empregado ou fornecido pelo empregador, precisa seguir normas de segurança padrão, e o pessoal do help desk deve ser treinado para lidar com problemas que possam ocorrer em um home office ou escritório remoto.
“Os requisitos tecnológicos precisam ser definidos e os funcionários precisam ser treinados desde o início para satisfazer estes requisitos ao trabalhar fora da empresa”, diz Cindy, da Telework Exchange.
Para quem trabalha em casa e não tem acesso à banda larga, o governo federal norte-americano apóia centros de teletrabalho na periferia das grandes áreas metropolitanas. A banda larga ainda não está em todas as áreas, mas pode haver um centro adequado para o funcionário em uma determinada região.
Com os baby boomers deixando a força de trabalho, um número maior de empresas terá novos funcionários que usam comunicação móvel no dia-a-dia e tornam mais popular o uso de mensagem instantânea, mensagens de texto e telefone celular nas operações de escritório. “A Geração Y tem a expectativa de teletrabalhar. É uma das primeiras coisas que eles pedem nas entrevistas de emprego”, diz Anderson, da MITE.
As empresas também podem optar por fornecedores que oferecem novas ferramentas de colaboração para possibilitar o teletrabalho em sua organização. Tecnologias da Citrix Systems e da WebEx Communications ajudam os profissionais remotos a participar de reuniões com colegas do escritório; fornecedores de software como serviço, como a Everdream, desenvolvem atualizações de patches contínuas para laptops; e a Symantec anunciou recentemente um serviço de backup online.
“O teletrabalho impõe uma grande carga de tecnologia em algumas empresas”, reconhece Jeff Kaplan, diretor da empresa de consultoria ThinkStrategies. O fato é que fornecedores de software como serviço e de serviços gerenciados estão moldando seus acordos de serviços gerenciados para incluir não só o escritório centralizado, mas também os trabalhadores remotos do cliente.
